Waar zit bij jullie het dure handwerk?
Elke operatie heeft een proces waar mensen met de hand het gat tussen twee systemen dichtlopen. Ik zoek dat handwerk op, reken met je uit wat het kost, en automatiseer het. Met AI op de plekken waar AI echt helpt, en niet daarbuiten.
Eén formulier van dertig seconden. Geen verkoopgesprek.
01 Het probleem
Systemen praten niet met elkaar, dus doen mensen het handwerk
Je ERP, je WMS, je mailbox, de Excel-bestanden die eromheen zijn gegroeid. Ze doen allemaal hun werk, maar ze praten niet met elkaar. Op elke plek waar zo'n gat zit, staat een mens die het met de hand dichtloopt: overtypen, opzoeken, controleren, doorsturen, terugkoppelen.
Dat werk staat in geen enkele procesbeschrijving en in geen enkele KPI. Niemand meet het. En het is bijna altijd het duurste stuk van de dag, omdat het elke dag opnieuw gebeurt en omdat er onderweg fouten in sluipen die pas later geld kosten.
Je weet waarschijnlijk al welk proces ik bedoel. De meeste operationeel managers noemen het binnen dertig seconden.
02 Voor wie
Is dit jullie?
Waarschijnlijk niet als het werk vooral telefonisch binnenkomt en er niets digitaals is om mee te beginnen, als elke opdracht een compleet andere vorm heeft, of als je een platform zoekt dat je zelf gaat beheren. Ik verkoop geen software.
03 Zo werkt het
Orderverwerking automatiseren, van ordermail tot goedkeuring
Dit is het proces dat ik bij groothandel en distributie het vaakst tegenkom, en het eerste dat ik volledig heb uitgebouwd. Er komt een ordermail binnen. Iemand op de binnendienst leest hem, zoekt de klant op, zoekt de artikelnummers erbij, checkt de voorraad, checkt de prijsafspraak, typt alles over in het ERP en schrijft een bevestiging terug. Vijf tot acht minuten per order. Bij zestig orders per dag is dat ongeveer zes uur handwerk, elke dag opnieuw.
Dat is wat er in dit soort processen realistisch afgaat. Niet weg. Sneller, nagekeken, door iemand die niet meer zit te typen maar zit te beoordelen.
Zo ziet dat er stap voor stap uit:
De mail komt binnen
Hoi,
Graag 250x bout M8x40 verzinkt. En 2 dozen van die ringen die we vorige keer ook hadden.
Mag deze keer naar de vestiging in Tilburg.
Groet, Jeroen
Alles wordt gecontroleerd
- Klant herkendVan Loon Metaal B.V., klantnr. 1042
- Artikel 1 gevondenBM-0840-VZ, 250 stuks, op voorraad
- Artikel 2 is onduidelijk“die ringen van vorige keer” komt uit de orderhistorie: sluitring M8 RVS. Ter controle.
- Prijs toegepastKlantstaffel 2, zoals afgesproken
- Afleveradres wijkt afTilburg in plaats van het standaardadres. Ter controle.
- Krediet gecontroleerdGeen blokkade
Het staat klaar om goed te keuren
2 punten gemarkeerd voor de binnendienst. Er gaat niets weg voordat iemand ze bekeken heeft.
De twee twijfelgevallen worden gemarkeerd in plaats van geraden. Dat is precies het werk waar een mens waarde toevoegt, en de rest is typwerk dat niemand hoeft te doen.
Voorbeeld met verzonnen bedrijfsgegevens.
Deze workflow draait, van begin tot eind. Hij draait nu op een verzonnen groothandel met verzonnen data, omdat ik nog geen klant heb wiens ordermail ik publiek mag laten zien. Ik zet dat er liever bij dan dat ik doe alsof het anders is.
Dit is één voorbeeld op verzonnen data. In twintig minuten laat ik hem live draaien op een echte ordermail van jullie, en zie je precies wat eruit komt. Dat overtuigt meer dan wat hier staat.
Laat het me zien04 Hoe ik bouw
Het controleert en zet klaar. Het schrijft niets weg zonder dat iemand kijkt.
Alles wat ik bouw zet werk klaar voor een mens om goed te keuren. Er gaat niets je ERP, je WMS of je administratie in zonder dat iemand erop geklikt heeft.
Daarom werkt het met de systemen die je nu draait, heb ik geen schrijfrechten of koppeling van je IT-afdeling nodig, en is het risico bij de start klein genoeg om gewoon te beginnen. Rechtstreeks wegschrijven kan later, als je dat wilt en als de gecontroleerde versie zich in de praktijk bewezen heeft. Niet op dag één.
05 Eerlijk gezegd
Wat ik niet beloof
- Geen 95 procent automatisering. Een mens kijkt na. Dat is geen tekortkoming, dat is het ontwerp.
- Geen 99 procent nauwkeurigheid als cijfer op een website. Dat kan ik pas zeggen als het bij jou draait en we het samen gemeten hebben.
- Geen “foutloos”. Uitzonderingen bestaan. Het verschil is dat ze gemarkeerd worden in plaats van dat ze doorglippen.
- Geen toepassingen die ik nog niet gebouwd heb. Als ik iets voor het eerst doe, hoor je dat vooraf en zie je het terug in de prijs.
Je bent dit soort cijfers eerder tegengekomen, en waarschijnlijk viel het tegen. Ik houd liever een getal aan dat ik kan onderbouwen.
06 Waar het nog meer zit
Dezelfde aanpak, een andere plek in het proces
De orderdesk is één plek. In de audit kijk ik naar alles wat dagelijks terugkomt, met de hand gaat, en waar iemand gegevens van de ene plek naar de andere verplaatst.
Documenten uitlezen
Facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, specificaties. Overal waar iemand cijfers uit een document overneemt in een systeem. Dit is dezelfde techniek als stap 1 hierboven, alleen op een ander soort document losgelaten.
En verder: wat er bij jou uitkomt
Ik zet hier geen lijst met toepassingen neer die ik nog niet gebouwd heb. Wat er uit de audit komt en wat ik goed kan bouwen, bouw ik. Wat beter door iemand anders of door een bestaand pakket gedaan wordt, zeg ik erbij.
07 De audit
Eén uur, en je weet wat het handwerk je kost
Voordat er iets gebouwd wordt, moet duidelijk zijn wát er gebouwd moet worden. Dat is geen demo van mij. Het is een uur waarin jij vertelt hoe het werk echt loopt, en ik doorvraag. Geen slides, geen pitch.
Ik begin bij het moment dat er werk binnenkomt en volg het tot het klaar is:
- Waar het binnenkomt: mail, klantportaal, telefoon, of een ander systeem
- Wie het aanraakt, en in welke volgorde
- Wat er onderweg opgezocht, gecontroleerd en overgetypt wordt
- Wat er misgaat, hoe vaak dat gebeurt, en wat het kost om recht te zetten
Aan het eind van dat uur reken ik hardop voor wat dit per dag en per jaar kost. Dan vraag ik of dat getal klopt volgens jou. Vanaf dat moment is het jouw getal, niet mijn getal. Dat is het verschil tussen een cijfer uit een verkooppraatje en een cijfer dat je intern kunt navertellen.
De twintig minuten vooraf kosten je niets en verplichten tot niets. Wat de audit zelf kost, hoor je voordat we hem inplannen.
Over je gegevens: ik vraag standaard om geanonimiseerde voorbeelden, want ik heb de structuur nodig en niet de namen van je klanten. Als ik het gesprek opneem vraag ik daar eerst toestemming voor, en de opname gaat weg zodra de analyse klaar is.
08 De uitkomst
Een plan dat je zelf kunt navertellen
Een paar dagen later kom ik terug met wat ik gevonden heb. Live, want een document in je mailbox wordt alleen gelezen en alleen beoordeeld. Zes onderdelen:
-
1
Wat je me verteld hebt
Jullie proces, in jullie eigen woorden. Zodat je herkent dat ik geluisterd heb en niet iets standaards invul.
-
2
Wat het kost
De som die we samen gemaakt hebben. Conservatief gerekend, met niets erin dat je niet zelf bevestigd hebt.
-
3
Wat ik als eerste zou doen
Eén ding. Smal en concreet, niet een lijst met tien verbeterpunten waar niemand aan begint.
-
4
Hoe het er daarna uitziet
Dezelfde som, met de winst erin verwerkt. Geen belofte dat het werk verdwijnt, wel wat er realistisch afgaat.
-
5
Wat ervoor nodig is
Scope, doorlooptijd, en wat ik van jullie kant nodig heb aan tijd en toegang.
-
6
Wat niets doen kost
Dezelfde rekening, volgend jaar weer, plus de volumegroei die je zelf al ziet aankomen.
Als het eerlijke antwoord is dat er weinig te halen valt, hoor je dat. Dan heb je een uur besteed en weet je waar je staat.
Zestig ordermails per dag, zes minuten per stuk: dat is ongeveer €4.500 per maand aan arbeidstijd die in overtypen gaat zitten. Elke maand dat het blijft zoals het is, betaal je dat opnieuw. Eén uur is genoeg om te weten wat het bij jullie werkelijk is.
Reken het samen uit09 Hoe het verder gaat
Uitzoeken, bouwen, draaiend houden
-
De audit
Eén uur, plus de uitwerking die ik live kom toelichten. Hier begint alles, en dit is ook het enige waar je op dit moment ja tegen hoeft te zeggen.
-
De build
Vaste prijs, vooraf afgesproken scope, geen uurtje-factuurtje. Er wordt niets gebouwd voordat je ja hebt gezegd. Ik lever niet op en verdwijn: het draait op je eigen data en je mensen weten hoe het werkt voordat ik weg ben.
-
Draaiend houden
Maandelijks, en optioneel. Ik houd de workflows in de gaten en repareer wat breekt, bijvoorbeeld als een leverancier zijn bestandsformaat verandert. Automatisering die zonder onderhoud blijft staan, staat na een half jaar stil. Dat gebeurt vaker dan mensen denken.
10 Wie ik ben
Eén ingenieur, geen bureau
Remco
Oprichter, Agentium
Ingenieur, met een achtergrond in operations en supply chain. Ik heb genoeg processen van binnenuit zien werken en zien breken om te weten waar het echt misgaat: zelden in het systeem, bijna altijd op de plek waar iemand met de hand het gat tussen twee systemen dichtloopt.
Ik ben eerst ingenieur en pas daarna bouwer. De meeste waarde zit niet in het bouwen zelf, maar in goed uitzoeken wát je moet bouwen. Daarom begint alles hier met een uur luisteren en niet met een demo.
Agentium is één persoon. Ik doe de analyse, ik bouw het, en ik houd het draaiend. Er zit geen accountmanager tussen en je krijgt geen junior toegewezen. Dat betekent ook dat ik niet eindeloos kan opschalen, dus ik neem aan wat ik goed kan doen.
Ik verkoop je geen AI. Ik ken je werk en gebruik AI waar het voor dat werk toevallig het juiste gereedschap is.
11 Contact
Waar zou jij beginnen?
Vertel kort waar bij jullie het handwerk zit. Ik lees elk bericht zelf en antwoord binnen één werkdag. Omdat Agentium één persoon is, kan ik maar een beperkt aantal trajecten tegelijk aannemen: als dit speelt, is nu een beter moment dan volgend kwartaal.
Liever gewoon mailen? remco@agentium.nl